Q&A, 翻訳

教えて!翻訳Q&A!『督促メールの書き方』

Q:督促メールで相手にこちらの緊急度を伝えたい時、有効な方法, 表現を教えてください。

A:現職の翻訳者となる以前は米系外資メーカーで勤務しており、本社工場に見積作成や納期の依頼、督促などを20年以上行っていました。今回はその経験からお話させていただきます。

●メールのあて先はできるだけ具体的担当者にピンポイントにする
緊急性の高い場合はCCが多すぎるのは考え物です。関係者同士が返事を見合ったりします。
返事がなかなか来ないといった場合は、担当者の上司へ直接メールすることもあります(担当者には必ずCCで)。

●件名は目立つようにする
返事がない理由は、極端に忙しい、またはメールが多すぎて見逃している可能性もあります。一目で内容がわかるように件名を書きましょう。
緊急性が伝わるように、会社名やプロジェクト名、依頼内容を直接簡潔に書くことも効果があります。
例: Kontechs Project XXXXX – Need your quote by XX/XX!
Urgent! Pls reply to my Sep 10th e-mail!

●出だしの挨拶は、担当者個人宛にする(Hi Donald, Dear Mr. Trump等)
「あなたを一番信頼している」というニュアンスで。また感謝の言葉も忘れずに伝えましょう。
さらに「あなたが忙しい事情は理解しているよ。」の表現も入れると、相手の心に響きます。
例: Thank you for your continuous support to our company.
I understand that you are very busy now, but your personal attention to this issue is much appreciated

今回はメール書き始め部分についてお伝えしました!次回は相手の心に訴える督促メールについてご紹介します。

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