Q&A, 翻訳

教えて!翻訳Q&A!『督促メールの書き方-パート2』

Q:督促メールで相手にこちらの緊急度を伝えたい時、有効な方法, 表現を教えてください。

A:前回は督促メールの書き始め(宛先、件名、出だしの挨拶)についてお話ししました。
今回は相手に緊急度を訴える内容の書き方についてお話したいと思います。

1.緊急性の理由の説明は必ず必要。明確かつ簡潔に。
返事が遅れることによるビジネスへのインパクトも入れればなおよいと思います。
例: Due to a line shutdown caused by the defective parts, we are in urgent need of the replacement parts (part# XXXX). Please immediately check if you have some in stock.
例: We need the parts by April 10th to build and ship the qualification samples by the customer deadline. If we miss the deadline, we may lose the USD100K business.

2.依頼する場合は、できりだけそのDue dateを明確にする。ただしなぜこの日に必要か明確にすること。時間まで指定すると緊急性がより伝わります。
例: This e-mail is a remainder of our RFQ (Request for quotation) sent on October 8th. It is critical for me to receive your quote by October 12th AM:8:00 to meet our customer’s deadline for the product proposal.

すでに依頼済だが、なかなか返事をもらえない場合は、
例: I’m afraid I have not received your reply to my October 10th e-mail regarding RFQ#XXXX. Kindly check the e-mail and advise when you can send the quote. We are now at a critical point to secure the business.
この場合、最初の依頼メールを添付するのがよいでしょう。
Just in case you have not received, I have attached the RFQ.

前回のアドバイスと合わせて試してくださいね。必ず効果があると思います。

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